UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos
1.El Archivo. Concepto y finalidad
– Clases de archivos.
▫Por su ubicación. centralizado, descentralizado o mixto.
▫Por su contenido. público o privado.
▫Por la frecuencia de su utilización. activo o de gestión, semiactivo o
definitivo.
▫Por el tipo de soporte utilizado. papel y electrónico.
–Sistemas de registro y clasificación de documentos.
▫Alfabético.
▫Numérico.
▫Alfanumérico.
▫Temático.
▫Geográfico.
▫Cronológico.
▫Otros.
– Mantenimiento del archivo físico.
▫Recursos materiales.
▫Infraestructura de archivo.
– Mantenimiento del archivo informático.
▫Métodos.
▫Unidades de conservación.
–Planificación de un archivo de gestión de la documentación.
▫Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para
fijar la estructura de archivo más adecuada.
▫Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar.
▫Sistemas de registro y codificación a implantar.
▫Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del
personal.
▫Definición de las formas de acceso al archivo.
▫Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica.
destrucción, archivo definitivo…
▫Elaboración el Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos.
▫Comunicación a los empleados los procedimientos de acceso.
– Los Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos.
▫Concepto.
▫Características, tipos, simbología, diseño y elaboración.
2.Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina.
– Análisis de sistemas operativos.
▫Evolución, clasificación y funciones.
–Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones.
▫Controladores, parches y periféricos.
– Gestión del sistema operativo.
▫Gestión de procesos, memoria, ficheros, usuarios y recursos.
– Gestión del sistema de archivos.
▫Elementos, funciones y búsquedas.
– Exploración o navegación.
▫Barra de menú.
▫Barra principal.
▫Barra de dirección.
▫Panel Lateral.
▫Panel de visualización.
▫Barra de estado.
–Grabación, modificación e intercambio de información.
▫Documentos estáticos y dinámicos.
▫Vinculación e incrustación de información
–Herramientas.
▫Compresión y descompresión.
▫Multimedia.
– Procedimientos para usar y compartir recursos.
▫Configuración de grupos de trabajo.
▫Protocolos de comunicación.
▫Servicios básicos de red.
– Optimización de los sistemas.
▫Entorno gráfico y accesibilidad.
– Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas.
▫Catálogo de incidencias.
▫Reproducción de incidencias y soluciones.
– Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de
información.
▫Copias de seguridad y mecanismos alternativos.
▫Programas maliciosos.
– Normativa legal aplicable.
▫Propiedad intelectual.
▫Ley Orgánica de Protección de Datos.
▫Código de Comercio.
3.Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la documentación.
– Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo.
▫Determinación de los elementos que intervienen en un sistema
informatizado de gestión documental.
– Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes
convencionales.
▫Desde el punto de vista de la seguridad.
▫Desde la óptica del uso la racional de los recursos.
▫Desde el punto de vista económico.
–Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas
específicas.
▫Flujo Paralelo.
▫Flujo Secuencial.
▫Flujo Convergente.
▫Flujo Iterativo.
–Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación.
▫Determinación de los períodos de vigencia, atendiendo a los preceptos
legales.
▫Codificación de documentos.
▫Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación. Manual de Archivo y clasificación de documentos.
▫Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo
con la normativa legal.
▫ Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios), y de
acceso a cada documento.
▫Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento,
duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente.
– Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación.
▫UNE-ISO 15489.
▫Modelo EFQM de Excelencia.
▫Otras Normas.
UF0348. Utilización de las bases de datos relacionales en el sistema de gestión
y almacenamiento de datos
1.Arquitectura y mantenimiento básico de equipos informáticos de oficina.
– Arquitectura básica de un ordenador. evolución, tipos, elementos y esquemas
funcionales.
▫El hardware o soporte físico. unidad central de procesos, adaptadores,
dispositivos de almacenamiento y periféricos.
▫Software o soporte lógico. del sistema, de aplicaciones específicas,
otros.
– Utilización de Redes de área local.
▫Concepto de Red de Área Local. (Local Area Network).
▫Tipos de redes. ethernet, inalámbricas, ATM, otras.
– Instalación de componentes físicos de comunicaciones.
▫Líneas de acceso conmutado, dedicado u otras y equipos asociados.
– Procedimientos de mantenimiento preventivo.
▫Documentación.
▫Periodicidad.
▫Reposición de elementos fungibles.
▫Factores de riesgo.
▫Seguridad e Integridad de la información.
▫ Documentación de averías.
2.Bases de datos relacionales no complejas.
– Concepto de sistema gestor de almacenamiento de datos.
▫Estructura.
▫Diccionario.
▫Administrador.
▫Lenguajes de programación. definición, manipulación y control.
–Planificación y diseño de un sistema gestor de base de datos.
▫Información a incorporar.
▫Estructura de la base de datos.
▫Estructura y nomenclatura de las tablas en función del contenido.
▫Control de redundancia de la información.
▫Determinación de administrador/res responsable/s del sistema.
▫Claves y niveles acceso a usuarios.
▫Restricción de datos. niveles de consulta, actualizaciones, generación
de informes.
▫Sistemas y controles de seguridad. pérdida, modificación o destrucción
fortuita de datos.
3.Búsqueda de la información en las bases de datos.
– Estructura y tipos de una base de datos.
▫Relacionales.
▫Documentales.
– Principales funciones de aplicaciones informáticas de gestión.
▫Funciones de base de datos.
▫Funciones matemáticas.
▫Funciones estadísticas.
▫Funciones de búsqueda y referencia.
▫Funciones de texto.
▫Funciones lógicas.
▫Funciones de información.
– Operaciones básicas de bases de datos en hojas de cálculo.
▫Ordenación.
▫ Filtrado.
▫Validaciones.
▫Formularios.
▫Informes.
▫Subtotales.
▫ Consolidaciones e informes de tablas y gráficos dinámicos.
▫Vinculación de hojas de cálculo u otro tipo de tablas con bases de
datos.
– Comandos. Conceptos generales.
▫Comandos de manipulación y formato. ordenar, filtros, formularios,
subtotales, …
▫Para el análisis de datos. auditoría, referencia circular, formato
condicional, escenarios, tablas, buscar objetivos, tablas dinámicas, ...
▫Comandos de utilidad. buscar, reemplazar, proteger, hipervínculo,
validación, …
– Los gráficos. Conceptos generales.
▫Tipos de gráficos.
▫Asistente para gráficos.
▫ Personalización.
▫Utilización de eje secundario.
–Sistemas gestores de bases de datos. Definición.
▫Tipos.
▫Funcionalidad.
▫Herramientas.
– Funcionalidades de simplificación de datos.
▫Formatos de presentación de la información. informes y formularios
4.Búsquedas avanzadas de datos.
– Consultas. Elementos de lenguajes consulta de datos. SQL u otros.
– Creación, desarrollo y personalización de formularios e informes avanzados.
▫Definición y tipos de formularios, creación y modificación de un formulario,
autoformularios, subformularios y ventana de propiedades. emergente o modal.
▫Definición de Informe, secciones de un informe, creación y modificación
de informes, autoinformes, introducción de cálculos y totales, subinformes
y creación de etiquetas.
▫Introducción de imágenes y gráficos.
– Creación y uso de controles.
▫Concepto y tipos.
▫Controles calculados.
▫Asignación de acciones.
– Procesos de visualización e impresión de archivos, formularios e informes.
▫Modos de visualización. Formulario o Diseño.
▫Impresión de un formulario o informe. Vista Preliminar, Configurar página
y Cuadro de diálogo Imprimir.
5. Sistematización de acciones repetitivas en las bases de datos.
– Creación de macros básicas.
▫Concepto y propiedades de macro.
▫Asignación de macros a controles.
▫Creación de una macro con un grupo de macros.
▫Modificación de macros.
–Generación y exportación de documentos HTML u otros.
▫Generación de una página de acceso a datos con Autopágina.
▫Generación de una página de acceso a datos con un Asistente.
▫ Importación y exportación de una tabla de un archivo HTML.
– Personalización del interfaz de usuario de sistemas gestores de bases de
datos.
▫A nivel básico, avanzado y experto.